Proventus

Over Proventus

Proventus Capital Management AB is een Scandinavische beheerder van alternatieve beleggingsfondsen (AIFM’s) die actief zijn op de Europese markt. Zij beheren de Proventus Capital Partners Fondsen die op maat gemaakte kredietfinancieringsfaciliteiten bieden aan Europese middelgrote ondernemingen. Voordat het bedrijf een aparte juridische entiteit en organisatie werd, maakten ze deel uit van een familiebedrijf in privébezit, Proventus AB, dat al 50 jaar actief is op de Scandinavische en andere Europese kapitaalmarkten. Proventus Capital Management AB groeide van het tweemaal per jaar moeten rapporteren van 5 AIF’s naar het driemaandelijks rapporteren van 8 AIF’s. Voor deze case spraken we met Martin Alm, CFO van Proventus Capital Management AB.

De AIFMD Annex IV rapportage uitdaging

Aangezien de nieuwe regelgeving voor de AIFMD Annex IV-rapportage door de toezichthouder is vastgesteld, beschikte deze niet over de interne opzet of mogelijkheden om de AIFMD Annex IV-rapportage uit te voeren. De oude oplossing nam teveel tijd in beslag omdat ze al hun fondsinformatie handmatig in een webbrowser hebben moeten invoeren om de AIFMD-rapportage XML te maken. Ze wilden een systeem waarin zoveel mogelijk dingen geautomatiseerd zijn, om tijd te besparen.

De oplossing

Alm koppelt nu simpelweg zijn bestaande Excel-documenten aan de Annex IV rapportage-template van Matterhorn, en er is geen herberekening van gegevens vereist. In het begin kostte het enige tijd om de template op te zetten met statische informatie over het fonds. Toen dat eenmaal gedaan was werkte het als een geautomatiseerde oplossing, waarbij de juiste getallen werden ingevuld. De geautomatiseerde validatie en consistentiecontroles zorgden ervoor dat de gegevens correct waren. In plaats van dagenlang te besteden aan de AIFMD Annex IV-rapportage, besteedt Alm nu slechts een paar uur aan het invullen van de veranderingen.

Het resultaat

Alm is erin geslaagd om de tijd die nodig is voor de AIFMD Annex IV-rapportage te verkorten.

“Eerst heb ik alles met de hand gedaan, wat extreem vervelend werk was met een grote kans op fouten. Nu doe ik alles geautomatiseerd en vrij snel.”

Hij verminderde het risico op onjuiste gegevens omdat de velden in de AIFMD Annex IV gevalideerd zijn en het sjabloon altijd up-to-date is. Matterhorn’s AIFMD Annex IV-rapportage template signaleert waarschuwingen als er iets mis is, waardoor de kans op fouten bij elke inzending afneemt. Het is ook in lijn met de kosten van de oude oplossing. Het verschil is dat de Annex IV-rapportage template een geautomatiseerde oplossing is die Alm dagen aan kostbare tijd bespaart.

“Ik denk dat mijn rapportage nu beter is dan voorheen. Ik heb er meer vertrouwen in dat we de laatste regelgeving volgen en ik maak me geen zorgen over het krijgen van terechtwijzingen van de toezichthouder.”

Waarom Matterhorn

“Het systeem dat de AIFMD rapportage XML aanmaakt, moet alle validatieregels van de toezichthouder kennen om de juiste gegevens te converteren. Wanneer jouw XML niet voldoet aan deze vereisten, dan wordt het bestand niet geaccepteerd. Aangezien er vaak niet veel tijd zit tussen het gereed hebben van de cijfers en de AIFMD deadline, loop je soms het risico dat het te laat ingediend wordt.”

“Het is geweldig om te zien dat de software van Matterhorn inschat wat ik in welke cel moet invullen. Voor mensen die niet zo bekend zijn met de AIFMD Annex IV-rapportage, is het erg handig om te zien wat ze vooraf voorstellen.”